Projektcheckliste: arbeitsplatzverwaltung

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Vier bis sechs Wochen vor dem Start

Standorte, Etagen, Arbeitsplätze, Räume und Stellplätze zählen. Eine Liste je Standort, nicht eine für alle.
Belegung erheben, bevor irgendetwas umgestellt wird. Sonst fehlt später der Vergleich.Im StandardBelegungsmessung über das vorhandene WLAN, ohne zusätzliche Hardware, an der Quelle anonymisiert, auswertbar bis auf Gruppenebene
Drei Ziele je Standort festlegen, zum Beispiel Auslastung, Leerbuchungen, Zufriedenheit. Mit Zahl, nicht mit Adjektiv.Im StandardGoBright Analytics: Auslastung, Spitzentage, No-Show-Quote
Betriebsrat früh einbinden. Buchungs- und Belegungsdaten fallen unter die Mitbestimmung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Datenschutz klären: Auftragsverarbeitungsvertrag, Speicherfristen, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.Im StandardBetrieb auf Microsoft Azure mit regionalen Servern, DSGVO-konform, Auftragsverarbeitungsvertrag (Herstellerangaben; die Region nennt der Hersteller nicht)
Die Mitarbeiter fragen, was an ihrem Standort heute hakt. Die Antworten sind die Messlatte nach dem Start.Leistung von IMPRODOBefragung der Mitarbeiter zur Arbeitsumgebung (Barometer), vorher und nachher mit denselben Fragen

Zwei bis vier Wochen vor dem Start

Grundriss je Etage als Bild-Hintergrund (SVG oder PNG) aufbereiten, mit denselben Bezeichnungen, die im Haus auf den Türen stehen. Namen und sensible Bereiche vorher entfernen.Im StandardGrundriss als Hintergrund hochladen (SVG oder PNG), Plätze, Räume und Stellplätze im „Map Editor“ selbst einzeichnen und verknüpfen
Plätze, Räume, Telefonboxen und Stellplätze als Ressourcen anlegen, mit Ausstattung.Im StandardFilter nach Ausstattung, Höhenvorgabe für Steh-Sitz-Tische
Zonen für Teams festlegen, damit Kollegen nebeneinander buchen können.Im StandardZonenbuchung: Plätze zu Zonen zusammenfassen (etwa je Abteilung), das Team bucht die Zone und sieht, wo es morgen sitzt; dazu Teambuchung für ganze Gruppen
Entscheiden, wer einen festen Platz behält, und das begründen. Ausnahmen sind erlaubt, stille Ausnahmen nicht.
Regeln festlegen: Buchungsvorlauf, Check-in-Pflicht, Freigabe bei Nichterscheinen.Im StandardAutomatische Freigabe, wenn nicht eingecheckt wird
Einen Verantwortlichen vor Ort benennen und als Booking Manager für genau diesen Standort einrichten.Im StandardBuchungsrechte und Booking Manager je Standort oder Gebäude
Besuchertypen und Speicherdauer für Besucherdaten festlegen.Im StandardSpeicherdauer der Besucherdaten legen Sie selbst fest

Parallel zur Einrichtung

Kalender anbinden (Microsoft 365 oder Google Workspace), damit Raumbuchungen in Outlook oder Teams entstehen.Über IntegrationBuchen direkt aus Outlook, Teams, Microsoft 365 und Google Workspace
Anmeldung über das bestehende Firmenkonto einrichten (Single Sign-On), Nutzer automatisch abgleichen. Keine zweite Kennwortwelt.Über IntegrationAnmeldung über Microsoft Entra ID (Single Sign-On), Nutzer werden per SCIM automatisch angelegt und entfernt
Hardware je Standort planen: Raumdisplays, Statusleuchten, Sensoren, Empfangsgerät, Ausweisdrucker.Mit HardwareAufkleber mit QR-Code und NFC am Platz: einchecken mit dem Handy, ohne Bohren und ohne Gerät
WLAN und Strom an den Montagepunkten prüfen, bevor Geräte bestellt werden.
Klären, ob Zutritt, Schranke oder Ladesäulen angebunden werden sollen. Das ist ein eigenes Projekt.Über IntegrationZutritt für Besucher über das Zutrittssystem Synguard: QR-Code auf dem Ausweis öffnet die freigegebenen Bereiche für die Besuchszeit
Den Rückfall festlegen: Wie wird gebucht und empfangen, wenn das System ausfällt?

Zwei Wochen vor dem Start

Erklären, warum. Und was gemessen wird: Fläche, nicht Personen.Im StandardAnonyme Buchung als Datenschutzeinstellung
Je Etage eine Ansprechperson, die das System vor den anderen kennt.
Eine Kurzanleitung auf einer Seite: buchen, einchecken, freigeben.
App und Teams-Anbindung vor dem Start auf den Geräten der Pilotgruppe einrichten.Im StandardPlatz buchen in App, Portal, Outlook und Microsoft Teams
Empfang und Hausdienst gesondert einweisen, sie erleben den ersten Tag zuerst.Im StandardCheck-in am Empfang per QR-Code oder NFC, auch ohne Voranmeldung

Vier bis acht Wochen

Mit einer Etage oder einem Bereich beginnen, nicht mit dem ganzen Haus.
Dauer und Abbruchkriterien vorher aufschreiben.
In der ersten Woche täglich nachfragen, danach wöchentlich.
Leerbuchungen und Spitzentage wöchentlich ansehen, Regeln nachschärfen.Im StandardGoBright Analytics: Auslastung, Spitzentage, No-Show-Quote

Nach dem Pilot

Ergebnis gegen die Ziele aus „Vorher messen“ legen. Was nicht besser wurde, wird nicht übertragen.Im StandardTrendberichte in der ersten Woche, Soll-Ist-Vergleich der Nutzung
Die Mitarbeiter erneut fragen, mit denselben Fragen wie vorher.Leistung von IMPRODOBefragung der Mitarbeiter zur Arbeitsumgebung (Barometer), vorher und nachher mit denselben Fragen
Einstellungen, Grundriss-Standards und Kurzanleitung als Vorlage für den nächsten Standort sichern.
Flächenentscheidung je Standort treffen, auf Basis gemessener Belegung.Im StandardGoBright Analytics: Auslastung, Spitzentage, No-Show-Quote

Projektcheckliste
für die Einführung an einem Standort.